Tätigkeitsprofil eines "International Event Organiser" / Eventmanager

Ausgangslage

Die Veranstaltungswirtschaft ist mit mehr als 40 Milliarden Euro Umsatz jährlich ein volkswirtschaftlich bedeutender Marktbereich. Begründete Annahmen prognosti-zieren einen weiteren Anstieg:

• Die starken politischen und wirtschaftlichen globalen Veränderungen erzeugen hohen Kommunikationsbedarf.
• Wirtschaftliche, wissenschaftliche und technische Innovationen mit immer kürzer werdenden Halbwertszeiten des Wissens und kürzeren Produktzyklen insbesondere im Bereich der neuen Medien und Technologien erfordern einen erhöhten internationalen Erfahrungsaustausch.
• Neue Technologien bewirken neue Kommunikationsformen und Vorgehensweisen.
• In immer stärker vernetzten globalen Märkten steigt der Bedarf an absatzfördernden Maßnahmen und globaler Präsenz auf internationalen Messen und Ausstellungen.
• Die demographischen Verschiebungen führen tendenziell zu neuen Zielgruppen, neuen Konzepten und neuen Veranstaltungen.
• Das sich ändernde Freizeitverhalten und Wertesystem kreiert neue, flexiblere und spontanere Veranstaltungsformen und Dramaturgien.

Im Vordergrund der Entwicklung in der Veranstaltungswirtschaft stehen:

• steigende Kundenansprüche in Qualität und Quantität
• differenziertere Kundenansprüche didaktischer und organisatorischer Art
• innovatorische Anforderungen an Umfeld und Gestaltung
• kultur- und nationalitätenübergreifende Veranstaltungen, multikulturelle Kommunikation.

Diese Tendenzen und begrenzte Ressourcen in Ökologie und Ökonomie zwingen zu sorgfältigster professioneller Planung und Durchführung der Veranstaltungen in allen Marktsegmenten, national wie international.

Tätigkeitsfelder/Aufgaben

International Event Organiser / Eventmanager sind Experten für die professionelle Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen (Kongresse, Tagungen, Konferenzen, Seminare, Messen, Ausstellungen sowie gesellschaftliche und kulturelle Veranstaltungen vielfältigster Art und Größe).

Innerhalb des Funktionsbildes eines International Event Organisers können die Einsatzbereiche sehr unterschiedlich sein, z.B.

• bei Veranstaltern
  Firmen, Verbände, Organisationen, Gewerkschaften, Parteien, Vereine, wissenschaftliche Institutionen, Trainingsinstitute, Kirchen
• bei Betreibern von Veranstaltungsstätten:
  Messegesellschaften, Kongreßzentren, Stadt- und Mehrzweckhallen, Bildungseinrichtungen, Tagungshotels und andere Event-Locations
• bei Anbietern von Dienstleistungen:
  Professionelle Kongressorganisatoren PCO - , technische Ausstatter und Einrichter, Werbe- und PR-Agenturen, Messebau-Unternehmen
  

Zu den Tätigkeiten und Aufgaben eines International Event Organisers in seiner Verantwortung als Projektmanager gehören u.a.:

• Entwicklung von Veranstaltungskonzepten
• Auswahl von Veranstaltungsorten und -stätten
• Bildung und Leitung von Gremien, Kongressausschüssen, Vorbereitungsteams, Organisationskomitees und Arbeitsgruppen
• didaktische Aufbereitung von Zielen und Inhalten von Veranstaltungen bzw. didaktische Beratung
• Auswahl von Sprechern, Moderatoren, Trainern etc.
• Angebots- und Auftragswesen, Beschaffung aller erforderlichen Dienstleistungen, Unterkünfte etc.
• Veranstaltungsmarketing
• Planung aller Vorbereitungen und Abläufe
• Durchführung von Veranstaltungen
• Koordination aller Dienstleister
• Administration, Abrechnung, Auswertung, Controlling
• Beratungsleistungen

Zentrale Qualifikationen

Gute Allgemeinbildung, ausgeprägtes Allgemeinwissen, Sprachkenntnisse, gute Umgangsformen und ein auf bereits erlebter Berufs- und Lebenserfahrung basierendes Persönlichkeitsprofil sind Merkmale, die im Fortbildungskurs zum Managementprofil weiterentwickelt werden. Dabei kommt es neben dem Erlernen des spezifischen Branchenwissens vor allem auf die Förderung und das Trainieren der für einen International Event Organiser zentralen Qualifikationen an, die besonders im Bereich der Sozial- und Methodenkompetenz liegen.

Fachwissen

Um Veranstaltungskonzepte planen, Arbeitsabläufe organisieren und kalkulieren und Veranstaltungen realisieren zu können, muss der International Event Organiser Zusammenhänge erkennen sowie Strukturen schaffen können. Somit ist es erforderlich, analytisch, logisch, systematisch und ganzheitlich denken zu können.

"Finanzgenie"

Der International Event Organiser als Projektmanager und Eventmanager muss besonders in Anbetracht knapper werdender Ressourcen ein ausgeprägtes Kostenbewusstsein haben und für Projekte Finanzquellen erschließen können (Zuschüsse, Sponsormittel, freiwillige Leistungen etc.).
Als Gesamtverantwortlicher für Verlauf und Ergebnisse einer Veranstaltung charakterisiert ihn ein ausgeprägtes Verantwortungsgefühl für den wirtschaftlichen Erfolg und die finanzielle Planungssicherheit.

Kommunikationskultur

Als Projektleiter muss der International Event Organiser eine ausgeprägte Kommunikationskultur haben, d.h. in den sein Tätigkeitsfeld charakterisierenden vielfältigen Beziehungen zu Kunden, Vorgesetzten, Teammitgliedern, Mitarbeitern, Dienstleistern muss er besonders gut zuhören, reden und überzeugen können, sicher auftreten, sich und sein Konzept gut präsentieren können, selbstbewusst sein und offen auf Menschen zugehen können.

Mothodenkompetenz

Bei der Konzepterstellung und Ablaufplanung muss der International Event Organiser kreativ und innovativ sein, er verfügt über Methoden und Techniken, um flexibel reagieren zu können und Ideen phantasievoll umsetzen zu können.

Teamverhalten (Mitarbeit und Führung)

Der internationale Event Organiser muss in seinen wechselnden Funktionen in Teams selbst teamfähig sein, in seiner Verantwortlichkeit für ein Projekt aber auch entscheiden können und Entscheidungen und letztlich sich selbst durchsetzen. In der Rolle als Teamleiter muss er Mitarbeiter und Teammitglieder motivieren und führen sowie mit Fremdfirmen kooperieren können. Der International Event Organiser muss über seine fachlichen Fähigkeiten hinaus auch als "gestandene Persönlichkeit" bei seinen Kunden Akzeptanz finden.